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Les étapes de la mise en place d’une solution d’intranet

Vous êtes en train de réfléchir à la mise en place d’un intranet dans votre entreprise ? Vous vous interrogez sur les bénéfices d’une telle solution ? Vous vous demandez quelles sont les difficultés auxquelles vous allez faire face durant ce projet ? Cet article va vous permettre d’y voir plus clair grâce à l’analyse des différentes étapes.

Le recueil des besoins

La première étape de votre projet consiste à évaluer les besoins. Qu’est-ce que vous voulez faire avec votre intranet ? Les fonctionnalités possibles sont très nombreuses. Il peut être d’ailleurs être très tentant de transformer votre intranet en un véritable couteau suisse de la communication interne. C’est souvent l’erreur qui est faite : vouloir tout faire avec le même outil ce qui, en général, va engendrer un certain nombre de limites et de difficultés.

Pour éviter cela, vous pouvez lister tous les processus essentiels pour votre organisation et demander à vos employés ceux qu’ils aimeraient bien voir gérés de façon informatisée. En fixant des priorités, vous allez commencer un socle de base ayant reçu l’aval du plus grand nombre. Vous pourrez alors avancer en toute sérénité.

Les bénéfices de l’intranet

Le but premier de l’intranet est avant tout de fluidifier la communication interne comme cet article le présente très bien. Il permet aux collaborateurs d’accéder à un certain nombre d’informations et de remplir des tâches administratives.

En améliorant la communication, vous allez impacter de façon positive la productivité de vos employés. L’accès à l’information est crucial. Elle doit circuler rapidement afin de construire des ponts entre les organisations. L’intranet est donc un canal de communication qui s’imposera naturellement dans votre entreprise s’il est adapté aux besoins des utilisateurs.

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Le choix de la solution

Il existe un grand nombre de solutions sur le marché. Vous allez devoir sélectionner celle qui correspond le mieux à votre budget et vos besoins. Les tarifs varient peuvent grandement varier d’un éditeur à l’autre. Certaines solutions sont même complètement gratuites, mais vous devrez alors tout faire par vous-même sans attendre le moindre support. Cela représente un certain risque pour le projet mais également à long terme pour la pérennité de votre choix.

Vous aurez du mal à trouver une solution qui réponde à 100% de vos critères. Votre entreprise a des spécificités très particulières dans son mode de fonctionnement et celles-ci ne sont pas forcément prises en compte par les éditeurs. L’éditeur de logiciels doit développer une solution qui adresse la plupart des besoins courants mais il ne peut pas intégrer toutes les spécificités de toutes les entreprises. Cela serait beaucoup trop cher à développer et ensuite ingérable pour la configuration. Du coup, il faut faire des compromis et accepter de se passer de ce qui n’est pas essentiel ou critique pour le fonctionnement d’un processus.

La mise en œuvre

Le déploiement de la solution est souvent la phase critique. Les utilisateurs ne sont pas encore familiers avec le nouveau logiciel. Il peut y avoir une certaine résistance au changement si le projet ne rencontre pas l’adhésion général. Enfin, les aspects techniques, souvent négligés, peuvent poser des problèmes.

Conscients de ces risques, des éditeurs tels que Mon Intranet offrent leur solution sous forme d’abonnement à un service logiciel. Ainsi, plutôt que d’acheter une licence pour une logiciel qu’elle doit ensuite installer et configurer, l’entreprise souscrit un abonnement qui comprend notamment toute la prise en charge de la partie technique (hébergement de la solution, installation et configuration). De ce fait, vous n’avez plus à vous soucier des aspects techniques. Vous pouvez vous concentrer sur la partie pratique. Cela représente un gain de temps énorme. Cela réduit également considérablement les délais dans le déploiement. Enfin, vous n’avez plus à vous soucier de la maintenance et des mises à jour qui sont réalisées de façon régulière par votre prestataire.

Que faire de votre intranet ?

Vous ne devez jamais perdre de vue que votre intranet est un outil informatique. Ce n’est pas lui qui va vous permettre de trouver de nouveaux clients. Par contre, il va peut-être vous aider à mieux les suivre au quotidien. Ce n’est pas lui non plus qui va trouver vos futurs employés. En revanche, il aidera à les fidéliser en leur facilitant chaque jour un certain nombre de tâches administratives.

L’intranet est un outil moderne en perpétuelle évolution, au fur et à mesure que les entreprises se digitalisent. Chaque entreprise a des besoins qui lui sont propres. L’important est donc de trouver le bon équilibre entre la nécessaire transformation pour automatiser ce qui peut l’être, et le besoin constant pour une communication bidirectionnelle qui offre à chacun l’opportunité de faire valoir son point de vue.

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