Gmail est sans doute le service de messagerie le plus populaire dans le monde entier. Des millions de personnes s’y connectent chaque jour pour s’échanger des mails sans réellement connaître toutes les fonctionnalités. Pourtant, Gmail offre une panoplie de possibilités qui permettent de vous simplifier la vie, mais aussi de gagner du temps et d’améliorer votre productivité.
Dans ce guide, nous allons vous révéler 15 superbes astuces pour maîtriser au mieux Gmail.
1. Mettre une signature sur Gmail
Vous avez l’habitude de terminer vos messages avec votre nom, vos coordonnées, une formule de politesse ou un logo ? La fonctionnalité de signatures automatiques Gmail vous permet de gagner du temps et ne pas tout retaper à chaque fois. Pour ce faire, rendez-vous dans les « Paramètres » et accédez à l’onglet « Général ». Faites défiler jusqu’au champ « Signature » et inscrivez-y le texte que vous voulez. Votre signature peut contenir jusqu’à 10 000 caractères. Vous pouvez aussi le personnaliser en ajoutant une image ou en changeant le style du texte.
Si vous souhaitez enlever la signature pour un message, vous n’avez qu’à l’effacer comme n’importe quel texte tapé.
2. Créer un modèle de mail
Vous en avez marre de rédiger toujours les mêmes textes dans vos emails ? Gmail vous propose de les enregistrer comme modèles et de les insérer ensuite dans vos messages en quelques clics. Cette fonctionnalité est très utile pour gagner beaucoup de temps et améliorer votre productivité. Pour y accéder, allez dans les « Paramètres », puis dans l’onglet « Avancés ». Activez l’option « Modèles » et cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications ».
Pour créer votre modèle, ouvrez simplement un nouveau message puis tapez votre message. Cliquez sur les trois points en bas à droite de la fenêtre, placez le curseur sur « Modèles » et choisissez d’« Enregistrer en tant que modèle ».
Vos modèles existants se trouvent dans ces trois petits points. Il vous suffit de cliquer dessus pour qu’il s’applique automatiquement à votre mail.
3. Annuler un mail envoyé par erreur
Vous avez envoyé un mail très important avec une faute ou envoyé à un mauvais destinataire ? Pas de panique ! Sachez dès aujourd’hui qu’il est possible de corriger ces erreurs grâce à la fonction Gmail d’annulation des envois. Celle-ci est normalement utilisable pendant 5 secondes. Mais, ce laps de temps peut être rallongé en effectuant des réglages dans les paramètres.
Pour ce faire, vous devez vous rendre dans les « Paramètres » puis dans l’onglet « Général ». Sur la section « Annuler l’envoi », cliquez sur le menu affiché et augmentez le délai d’annulation à 10, 20 ou 30 secondes.
4. Programmer l’envoi d’un message
Si vous devez envoyer un mail à une heure précise, vous n’avez pas besoin d’attendre pour le transmettre. Gmail possède un système de programmation d’envoi de message très pratique. Tout d’abord, rédigez votre mail. Lorsque celui-ci est prêt, cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas à côté du bouton « Envoyer », puis sur « Programmer l’envoi ». Vous pouvez ensuite choisir la date et l’heure à laquelle le mail doit être envoyé selon les suggestions de Google ou bien en l’inscrivant vous-même.
Si vous souhaitez annuler ou modifier le mail programmé avant qu’il soit transmis, vous pouvez le retrouver dans la catégorie « Planifiés ».
5. Activer un message d’absence ou une réponse automatique
Quand vous êtes en vacances, il est préférable de prévenir vos contacts avec un message d’absence. Rien de plus simple avec Gmail ! Les réponses automatiques sur ce service de messagerie fonctionnent semblablement à celles des boîtes vocales. Vous pouvez y mentionner votre date de retour, un autre moyen de vous contacter et une autre personne à joindre en cas d’urgence.
L’activation de la réponse automatique se réalise dans les « Paramètres » et dans l’onglet « Général ». Défilez l’écran vers le bas pour accéder à la section « Réponse automatique ». Il suffit de l’activer, de sélectionner la plage de date à laquelle elle doit être activée, et de saisir votre message.
6. Afficher un aperçu de vos e-mails
Cette fonctionnalité Gmail est encore inconnue de nombreux utilisateurs, alors qu’elle peut être d’une grande utilité. Elle vous permet d’afficher une partie du mail reçu dans votre boîte. Ainsi, vous n’êtes plus obligé d’afficher un e-mail en pleine page et de revenir ensuite à la page précédente pour voir tous les autres.
Pour l’activer, allez dans les « Paramètres », puis dans l’onglet « Boîte de réception ». Faites défiler la page jusqu’à l’option « Volet de lecture ». Cochez la case pour l’activer et sélectionnez un mode de fractionnement.
7. Optimiser votre espace de stockage sur gmail
La version gratuite de Gmail donne droit à un espace de stockage de 15 Go, y compris les fichiers de votre espace Cloud du Google Drive. Lorsque cette limite est atteinte, vous ne pouvez plus recevoir de nouveaux mails. Néanmoins, cet espace peut être optimisé afin de l’utiliser aussi longtemps que possible.
Si votre boite est pleine de messages inutiles, vous pouvez les supprimer pour libérer de l’espace. Pour ce faire, cliquez sur la ligne de la barre de recherche qui se trouve à droite sous forme d’une petite flèche. Effectuez ensuite un clic sur le bouton « Rechercher » pour montrer les messages que vous pouvez supprimer.
8. Utiliser les fonctions de suivi des mails importants
Dans votre boîte de réception, Gmail affiche une icône étoile pour marquer les mails suivis et un autre pictogramme sous forme de flèche pour signaler les mails importants. Ces deux éléments vous permettent de mieux organiser votre messagerie et de trier efficacement vos mails. Ils vous aident à traiter en priorité ce qui est important et ne rien oublier, surtout si vous gérez plusieurs mails chaque jour.
Pour utiliser cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur l’icône étoile à gauche du message. Vous pouvez ensuite trouver vos mails suivis dans l’onglet « Messages suivis ».
9. Bloquer une adresse mail
Vous êtes constamment harcelé par un expéditeur qui n’arrête pas de vous envoyer des messages ? La solution la plus simple consiste à ajouter son adresse dans votre liste noire. De ce fait, ses prochains messages seront directement stockés dans les spams.
Pour bloquer un expéditeur, il vous suffit de faire une opération très facile. Ouvrez l’un de ses mails et cliquez sur les trois boutons verticaux qui se situent sur la même ligne que le nom de l’intéressé. Confirmez le processus en appuyant sur « Bloquer ».
10. Se servir des raccourcis clavier dans Gmail
Gmail propose différents raccourcis clavier pour contrôler à peu près tout sans toucher à la souris. Une fois que vous les maîtrisez, vous pouvez facilement naviguer dans votre messagerie et optimiser votre temps de travail.
En premier lieu, il vous faut activer la fonction raccourcis clavier dans l’onglet « Général » des paramètres. Vous pouvez ensuite commencer à utiliser les raccourcis, tels que :
- C : nouveau message;
- K : passer à la conversation suivante;
- J : passer à la conversation précédente;
- O : ouvrir une conversation;
- U : revenir à la liste des conversations et actualiser la page ;
- E : archiver un message ;
- R : répondre ;
- A : répondre à tous ;
- F : transférer ;
- CTRL + S : enregistrer comme brouillon ;
- # : supprimer ;
- / : accéder directement au champ de recherche ;
- TAB puis ENTRÉE : envoyer le message ;
- Y puis O : archiver une conversation puis passer à la suivante ;
- G puis A : ouvrir le dossier « Tous les messages ».
11. Envoyer de l’argent grâce à Gmail
Une autre fonctionnalité géniale de Gmail est la possibilité d’envoyer de l’argent à partir de votre boîte de messagerie. Vous pouvez aussi recevoir de l’argent envoyé par quelqu’un d’autre en utilisant votre compte Google Pay, votre compte bancaire ou votre carte de crédit. Il est à noter que la transaction est sans frais.
Pour profiter de cette option, commencez par créer votre mail en saisissant le destinataire. Cliquez ensuite sur l’icône des pièces jointes et sélectionnez l’option « Send money » pour déterminer le montant à envoyer. Il suffit de valider pour terminer l’opération.
12. Protéger un mail avec un mot de passe ou un système d’autodestruction
Si vous envoyez par mail de données confidentielles, sachez que vous pouvez protéger le message par un mot de passe ou en mettant en place un système d’autodestruction. Pour essayer cette fonctionnalité, écrivez votre mail comme vous le faites habituellement. Cliquez sur l’icône de Cadenas dans la barre du bas. Une nouvelle page s’affiche sur laquelle vous pouvez programmer la date d’expiration du mail. Il est aussi possible d’exiger un code secret qui sera envoyé par SMS au numéro du destinataire. Une fois la configuration finie, vous pouvez envoyer votre message.
13. Améliorer la recherche au sein des emails
Rechercher un email dans sa boîte de messagerie remplie n’est pas toujours simple. Gmail propose un système de recherche avancée pour trouver plus facilement un message en particulier. Pour cela, cliquez sur la flèche à droite de la barre de recherche et le Menu de recherche avancée s’affiche ensuite.
Vous pouvez filtrer vos messages selon différents critères, comme le nom de l’envoyeur, l’objet du mail, le contenu, la date ou même la taille du mail. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique si votre boîte de messagerie commence à manquer de place.
14. Personnaliser le thème et l’affichage de la boite de réception
Gmail présente un thème blanc par défaut, mais vous pouvez utiliser des thèmes prédéfinis ou le personnaliser à votre image. D’autres options sont également disponibles pour modifier l’affichage de votre boîte Gmail.
Pour procéder à la personnalisation, entrez dans les « Paramètres ». Différents choix sont ensuite proposés à vous selon vos préférences :
- Densité d’affichage : défaut, normal ou compact ;
- Thème : vous pouvez sélectionner la couleur et l’image de fond ;
- Type de boîte de réception : par défaut, les mails se classent par ordre chronologique, mais vous pouvez mettre en premier les mails importants, suivis, non lus, etc.
- Volet de lecture : vous pouvez ouvrir le contenu d’un mail à gauche ou en bas tout en conservant la liste de vos mails visible.
15. Gérer toutes vos adresses mail dans Gmail
Si vous utilisez plusieurs adresses mail, sachez que vous pouvez tous les gérer dans votre messagerie Gmail. Et ce, peu importe qu’elle soit un compte Yahoo, Outlook ou d’une autre plateforme.
Appelée Gmailify, cette fonctionnalité a été intégrée au service Gmail depuis 2016. Elle permet d’associer facilement un compte externe à la messagerie Gmail et de profiter de toutes ses options. Pour ajouter un compte externe, vous n’avez qu’à aller dans les « Paramètres », puis dans l’onglet « Comptes et importation ». Cliquez sur « ajouter un compte de messagerie » et renseignez votre adresse e-mail Yahoo, Outlook, etc.
