Ce qui s'est passé? Google intègre des minuteries directement dans le menu de partage de Google Drive pour les lecteurs partagés. Ajoutez une date de fin à un fichier ou définissez une expiration pour le lecteur uniquement sur un dossier, puis laissez l'accès se nettoyer. Mon Drive se comporte désormais de la même manière. Ainsi, lorsqu'une fenêtre d'éditeur limitée dans le temps se ferme, l'utilisateur revient à ce que le dossier parent autorise.
- Selon la publication Workspace Updates de Google, des expirations peuvent être définies pour les fichiers du Drive partagé et pour le rôle de visionneuse sur les dossiers.
- Les contrôles se trouvent dans la boîte de dialogue de partage standard sur le Web et sur Android.
- Dans Mon Drive, l'accès Éditeur expiré revient désormais à l'autorisation de base du dossier plutôt que de supprimer complètement l'accès.
- Le déploiement commence pour la version rapide le 4 novembre et la version planifiée commence le 13 novembre.
C'est important parce que: La collaboration temporaire est partout, mais le nettoyage l'est rarement. Les minuteries réduisent le risque lié aux partages persistants et évitent aux équipes les audits d'autorisation qui s'éternisent.
- Les expirations automatiques suppriment l’accès dans les délais prévus, aucun suivi manuel n’est requis.
- Les expirations de dossiers facilitent les examens, les audits et les enregistrements de fournisseurs limités dans le temps.
- Un comportement cohérent dans Mon Drive et les Drive partagés signifie moins de surprises lorsque la date arrive.
Pourquoi devrais-je m’en soucier ? Si vous travaillez avec des entrepreneurs, des clients ou des stagiaires, vous pouvez accorder un accès juste suffisant et arrêter les liens de baby-sitting. Au moment où la fenêtre se ferme, Drive s'occupe du reste.
- Ajoutez des minuteurs aux fichiers, ainsi que des minuteurs réservés aux lecteurs sur les dossiers des Drive partagés.
- Lorsque la fenêtre de l'éditeur se termine, les utilisateurs conservent tout ce que le dossier parent leur accorde, généralement Viewer.
D'accord, alors quelle est la prochaine étape ? Choisissez un projet actif, ajoutez des expirations pour les réviseurs externes, puis vérifiez que les autorisations reviennent comme prévu. La fonctionnalité est activée par défaut pour les éditions Workspace éligibles. Vous pouvez définir des expirations sur le Web et sur Android, pas encore sur iOS.
- Notez les durées par défaut, comme 14 ou 30 jours, afin que les équipes restent cohérentes.
- Si votre équipe utilise des iPhones, utilisez l'application Web ou Android jusqu'à ce qu'iOS soit pris en charge.
- Capturez les commentaires des auditeurs ou des clients et ajustez vos minuteries standard.
