Lorsque vous rédigez un courriel, vous avez probablement remarqué les champs Cc et Cci. Il s’agit d’options qui permettent d’inclure des destinataires supplémentaires à votre message. Cependant, il est essentiel de comprendre leur fonctionnement avant de les utiliser pour éviter des erreurs de communication.
Le champ Cc : Copie Carbone
Le sigle « Cc » signifie en réalité Copie Carbone, une méthode utilisée spécialement sur papier pour envoyer plusieurs copies d’un document en insérant une feuille carbone entre deux papiers. Cette technique a été reprise dans le domaine du courrier électronique. Simplement, lorsqu’on choisit d’utiliser le champ Cc, c’est pour envoyer une copie du message envoyé aux personnes concernées sans que ces dernières soient obligées d’y répondre ou d’intervenir.
Quand utiliser le champ Cc ?
- Information : On utilise généralement le champ Cc lorsque l’on souhaite informer certaines personnes d’une situation, d’une décision ou pour donner suite à une demande.
- Transparence : Le fait de mettre les personnes en copie carbone permet également de montrer la transparence dans les échanges d’emails et d’éviter que quelqu’un ne soit mis à l’écart des informations importantes.
Le champ Cci : Copie Carbone Invisible
Le champ « Cci » signifie Copie Carbone Invisible. Ce champ permet d’inclure d’autres destinataires à votre message mais avec une différence notable. Les personnes présentes dans le champ « Cci » ne sont pas visibles pour les autres destinataires de l’email.
Quand utiliser le champ Cci ?
- Confidentialité : Utilisez le champ Cci lorsque vous voulez partager un email avec quelqu’un sans que les autres destinataires sachent que cette personne a aussi reçu une copie. Cela peut être utile, par exemple, si vous envoyez un même courriel au sein d’une liste de contacts et que vous souhaitez préserver la confidentialité des adresses mail de chacun.
- Maintenir la hiérarchie : Dans certaines situations professionnelles ou organisationnelles, vous pouvez souhaiter informer votre supérieur ou un collègue de votre communication tout en veillant à ne pas donner l’impression d’un manque de respect vis-à-vis d’une hiérarchie établie.
Les erreurs fréquentes lors de l’utilisation des champs Cc et Cci
Beaucoup d’erreurs peuvent se produire lors de l’utilisation des champs Cc et Cci si on ne maîtrise pas parfaitement leur fonctionnement. Voici quelques exemples d’erreurs courantes :
Mettre tous les destinataires en copie carbone (Cc)
Certaines personnes ont tendance à mettre tous les destinataires d’un email dans le champ Cc alors qu’ils ne devraient pas. Ceci peut entraîner des problèmes de confidentialité et une perte d’efficacité si les destinataires sont nombreux.
Confondre les champs Cc et Cci
Il arrive parfois que l’on confonde ces deux options, en insérant des adresses mail dans le mauvais champ, ce qui peut conduire à une divulgation involontaire de certaines informations ou au contraire empêcher certains destinataires de prendre connaissance d’informations importantes pour eux.
Oublier d’inclure un destinataire en copie carbone ou invisible (Cc/Cci)
Cette erreur est souvent due à une méconnaissance des fonctions Cc et Cci. Veillez donc à vérifier systématiquement ces deux champs avant l’envoi de votre email pour vous assurer d’avoir inclus tous les destinataires nécessaires.
Que retenir sur l’utilisation des champs Cc et Cci ?
- Les champs Cc et Cci peuvent être très utiles : Ils permettent d’informer différents destinataires simultanément tout en respectant la confidentialité des informations et la hiérarchie.
- Pensez à bien vérifier : Avant d’appuyer sur « Envoyer », prenez toujours le temps de vérifier que vous avez placé les bonnes adresses dans les bons champs correspondants afin d’éviter des erreurs de communication.
- Maitrisez leur fonctionnement : Comprendre le principe des champs Cc et Cci et comment les utiliser correctement permet d’optimiser vos échanges professionnels et personnels.
En somme, les fonctions Cc et Cci offrent de nombreuses possibilités pour gérer au mieux vos communications par email. Il est essentiel de comprendre leur rôle et de les utiliser à bon escient afin de veiller au respect de la confidentialité de chacun tout en assurant un partage efficace des informations nécessaires.
