De nos jours, de nombreuses personnes ne prennent plus la peine de nettoyer leur boite mail. Résultat, elles cumulent une quantité impressionnante de messages indésirables, de mails marketing et newsletters. Vous ne voulez plus être submergé par un flot d’emails ? Dans cet article, apprenez à nettoyer efficacement votre boite mail. C’est parti.
Boîte mail saturée, quelles conséquences ?
Avant d’aller plus loin, il importe de savoir quels effets entraîne la saturation d’une boîte mail. Si cela vous arrive, vous avez surement déjà remarqué quelques changements. Primo, il se peut que vous rencontriez souvent des ralentissements ou des plantages. Ensuite, quelques fois vos mails n’arrivent tout simplement pas à leurs destinataires et il est aussi possible que vous ne recevez plus de mails.
Autre aspect à considérer : si vous ne gérez pas correctement votre boite mail, vous contribuez à augmenter la pollution numérique. Vous vous demandez comment cela est-il possible ? C’est facile. Les données ainsi que les informations sont stockées dans des datacenters. Ceux-ci ont besoin d’une quantité non négligeable d’énergie pour fonctionner. À part cela, ces datacenters ont aussi besoin d’être refroidis. D’après des études menées par l’ADEME, les envois de mails (au sein d’une structure employant 100 salariés) peuvent générer tous les ans l’équivalent d’environ 13 tonnes de CO2. Ce qui est considérable.
Cela étant dit, il est temps maintenant d’entrer dans le vif du sujet : de quelle manière s’y prendre pour nettoyer une boite mail ?
Désabonnement de newsletters
La toile regorge d’annonces qui peuvent parfois être alléchantes, mais également des promotions et autres offres intéressantes. Il est tout à fait compréhensible qu’à un certain moment, vous ayez voulu suivre ces dernières. Cependant, après quelques mois, ces newsletters peuvent facilement envahir une boite mail. De ce fait, il est recommandé de vous désabonner aussitôt que ces newsletters ne vous seront plus utiles. Il faut savoir que la personne qui émet une newsletter a l’obligation de vous proposer un lien de désabonnement (dans la plupart des cas sur le pied de page).
Outre les newsletters, il est également conseillé de désactiver les notifications (par exemple des commentaires par rapport à une photo). En plus d’être inutiles, elles peuvent très vite submerger votre boite.
Suppression des mails lourds et anciens
Une autre façon de procéder est de trier vos mails et de supprimer ceux qui sont les plus lourds.
Si vous utilisez par exemple Gmail, vous pourrez exécuter les manipulations ci-après : au niveau de la barre de recherche, tapez « LARGER:1M » puis validez. Vous avez devant les yeux les mails présentant une taille qui dépasse les 1 Mo. Sélectionnez tous ces mails et décochez ceux que vous n’avez plus envie de garder. Sachez que cette action vous donne la possibilité d’effectuer une suppression en masse (200 mails en une seule fois).
Vous pouvez réaliser une recherche en fonction de la date de réception et il est possible de combiner cela à la taille des mails. Pour que tout soit clair, prenons un exemple concret : imaginons que vous recherchez des mails faisant plus de 1 Mo et que vous avez reçu avant le 03 janvier 2022. Dans ce cas, la requête sera la suivante : LARGER :1M BEFORE :2022/03/12.
Vous vous servez d’Outlook ? Accédez à l’onglet « outils » puis « Nettoyer la boîte aux lettres ». Après, vous pourrez rechercher des anciens mails à partir de leur taille ou bien de leur antériorité.
Triage par catégorie
Le nettoyage efficace d’une boite mail passe aussi par une bonne organisation de celle-ci. Vous avez donc intérêt à classer vos courriels en fonction de leur contenu, mais aussi des expéditeurs et destinataires. En organisant ainsi votre boite mail, vous retrouverez plus rapidement certains mails spécifiques.
Par ailleurs, il faut éviter à tout prix l’accumulation de mails. Pour une meilleure organisation, n’hésitez pas à créer des dossiers pour chaque type de mail et supprimez régulièrement les mails déjà lus ou non importants.
Utilisation d’outils spécifiques
Il existe des outils qui sont conçus spécialement pour vous aider à nettoyer et trier votre boite mail en un temps record. C’est le cas par exemple de Cleanfox. Ce dernier commence par analyser vos mails et puis dans un second temps il les classe en indiquant lesquels de vos messages sont indésirables ou inutiles. Enfin, l’outil vous suggère de supprimer les mails que vous n’avez plus l’intention de garder.
Usage de filtres anti-spam
Certaines personnes n’ont malheureusement pas le temps de trier leur mail au quotidien. Dans ces conditions, l’usage de filtres anti-spam peut s’avérer d’une grande utilité. Ils agissent pour bloquer tous les messages indésirables tout en procurant une protection efficace à votre boite mail.
Voir également : Top 8 des logiciels anti-spam pour protéger votre boite mail
Suppression des brouillons
Il peut arriver que vous commenciez à rédiger un mail et que vous vous soyez arrêté sans l’avoir fini. Si vous utilisez Gmail, ce mail inachevé sera enregistré dans « Brouillon ». Bien évidemment, s’il n’y en a que quelques-uns, cela ne pose pas de souci. Mais cela peut devenir problématique lorsque ces brouillons dépassent un certain nombre. Pour les supprimer, rien de plus simple. Allez dans « Brouillons » puis choisissez le mail que vous voulez supprimer. Pour finir, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Supprimer les brouillons ».
Suppression des fichiers volumineux
Vous avez un compte Gmail ? Alors, vous n’êtes pas sans savoir que les mails avec pièces jointes peuvent occuper un espace important dans votre boite mail. En effet, certains mails sont accompagnés de vidéos ou de photos. Heureusement pour vous, il y a une façon très simple de retrouver ces messages. Au niveau de la barre de recherche, saisissez la commande suivante : « has:attachment » et vous obtiendrez tous vos mails comportant de pièces jointes. Supprimez ensuite les messages qui ne vous sont plus utiles.
Retrait définitif des messages de la corbeille
De nombreuses personnes oublient de supprimer définitivement les mails dans la corbeille. Ce qui constitue une erreur de leur part étant donné que cette action est requise. Si vous ne le faites pas, sachez que ces messages continuent d’occuper de l’espace. Toutefois, il est à souligner que la grande majorité des boites mail procèdent de manière automatique à la suppression définitive des mails de la corbeille après un délai de 30 jours.
Conserver les mails importants
Un jour où l’autre, vous serez peut-être amené à apporter des justifications par rapport à un achat réalisé. Il se peut aussi que vous ayez besoin de vérifier certaines informations. Mais quelle que soit la situation, il est toujours judicieux d’avoir les mails importants sous la main.
Pour conclure, le nettoyage de votre boite mail est une opération à laquelle vous ne pourrez pas vous soustraire. Même si la plupart des boites mail proposent une importante capacité de stockage, à un moment donné, l’espace ne sera plus suffisant si vous ne gérez pas efficacement vos messages au quotidien. Par conséquent, n’attendez pas que votre boite mail soit saturée sinon le nettoyage risque de prendre pas mal de temps. De plus, si vous gérez correctement votre boite mail, vous effectuez par l’occasion un geste écologique.
Gérer efficacement ses mails au quotidien
Une fois votre boîte mail organisée, il est essentiel de maintenir cet ordre à mesure que vous recevez de nouveaux e-mails. Pour cela :
- Traitez régulièrement vos nouveaux messages : lisez-les, répondez-y si nécessaire, puis archivez-les, déplacez-les dans un dossier ou supprimez-les.
- Revoyez quotidiennement votre dossier “À lire plus tard” ou les e-mails étiquetés en conséquence pour vous assurer de ne rien laisser s’accumuler.
- Réorganisez fréquemment vos dossiers et étiquettes si besoin : ajoutez-en, supprimez certaines ou renommez-les pour correspondre à l’évolution de vos besoins et priorités.
